foto: mypaperblank.com

“You have to decide what your highest priorities are and have the courage — pleasantly, smilingly, nonapologetically — to say ‘no’ to other things. And the way you do that is by having a bigger ‘yes’ burning inside.”
- Stephen Covey

Uit mijn mini-onderzoek kreeg ik veel vragen over time management, een weekplanning maken en prioriteiten stellen. Ik voelde gelijk dat ik moest starten met de volgende serie: de effectieve tools die ik dagelijks gebruik om de dingen te kunnen doen die voor mij belangrijk zijn.

In deze serie deel ik met jullie hoe ik zo effectief mogelijk probeer te werken en welke tools ik daarvoor gebruik.

Een weekplanning maken: hoe doe ik dat?

Ik maak mijn weekplanning met de rollen methode uit het boek de ‘7 eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen Covey, altijd op een vast moment: zondagavond rond 21.00.

Voor mijn weekplanning gebruik ik de Moleskine 18 maanden Weekagenda Notebook XL Softcover; een hele effectieve tool omdat deze beschikt over een weekoverzicht en dat is volgens het boek de beste methode voor het plannen op korte termijn. Ik ben het daarmee eens, want met een weekoverzicht heb je het meest duidelijke beeld en kun je ook de meest concrete stappen zetten in een goed tijdbestek.

In deze weekagenda kun je aan de linkerkant je planning maken en rechts heb je een lege bladzijde om aantekeningen te maken: enorm handig voor het tekenen van Mind Maps, het schrijven van Mind Sweeps of voor andere Lijstjes die voor jou op dat moment van belang zijn.

Ik begin altijd met het noteren van mijn rollen die ik in het leven heb en wil vervullen. Dit doe ik linksboven in mijn weekplanning. [voor meer informatie over de rollen lees persoonlijk ontwikkelingsplan schrijven in 5 stappen.]

TIP: Zet ook bij al je verplichtingen die al in je agenda staan een rol neer, dit helpt je om te zien of deze verplichtingen echt belangrijk voor je zijn en zal je vervolgens ook goed helpen met het stellen van je prioriteiten binnen deze verplichtingen. Het zet je op een goede manier aan het denken en daardoor kom je misschien wel tot de keuze om vervolgens ‘nee’ te zeggen tegen bepaalde verplichtingen die je afleiden van de zaken die je echt belangrijk vindt.

Om alle verplichtingen heen zoals werk en studie plan ik vervolgens per rol iets in wat ik deze week wil gaan doen, ik hanteer daarvoor de 8/8/8 regel:

een week bestaat uit 7 dagen: 1 dag is helemaal voor jou om te doen wat je wil en de andere 6 dagen deel je als volgt in:

• 8 uur slaap
• 8 uur studie/werk/project
• 8 uur voor relaties, vrije tijd, sport en persoonlijke ontwikkeling

TIP: plan niet je hele week vol maar houd ook tijd over voor de impulsieve en spontane dingen die alleen in het moment zelf kunnen ontspringen, dan heb je de vrijheid om er volmondig ‘JA’ tegen te zeggen.

Je weekplanning is af, je hebt nu een planning gemaakt waarin al je rollen aan bod komen en waarin je ook per rol investeert in iets nieuws, een enorm gevarieerde en dynamische week staat je hoogstwaarschijnlijk te wachten.

Nu het allerbelangrijkste:

het nakomen van je weekplanning.

Alles wat ik daadwerkelijk doe krijgt een krul en dat wat ik niet doe krijgt een kruis. Zo wordt het op zondag als ik mijn nieuwe weekplanning maak erg duidelijk hoe ik het de vorige week heb gedaan.

Hoe plan ik mijn week in bij een relatief rustige week in?

Als mijn agenda minder vol staat met afspraken dan deel ik mijn week vaak in op ‘projecten’. In mijn iPhone Notities staan altijd mijn projecten waar ik aan werk op een rijtje.

In plaats van mijn rollen zet ik nu mijn projecten links bovenaan neer en werk ik bijvoorbeeld een dag lang aan één project: dit geeft mij enorm veel rust en focus.

Voor elk ‘project’ maak ik als volgt een lijstje: onderaan de lijst zet ik neer: ‘project voltooid’ en dan begin ik van onder naar boven de stappen op te schrijven die ik moet doen om dit project te voltooien. Het is een hele handige en effectieve manier om je projecten af te krijgen en werkt voor mij beter dan dagelijkse ‘to do’ lijstjes.

Waar kan ik deze tool het beste kopen?

Ik heb van te voren research gedaan en de beste optie uitgezocht:

De Moleskine 18 maanden Weekagenda Notebook XL Softcover van fonq.nl die loopt van januari t/m december 2014 is op dit moment de beste investering. In vergelijking tot andere webshops biedt fonq.nl daarnaast de agenda voor een goede prijs aan in combinatie met de snelle levertijd van 1-2 dagen.