Je kent het vast wel: de inbox die is verdronken in onbelangrijke mails en spam. Je opent alleen dat wat belangrijk is maar het is verwarrend en chaotisch. De inbox raakt steeds voller en is op een gegeven moment niet meer te overzien.

Ik heb de oplossing voor je: de methode ‘inbox to zero’ die ik nu al twee jaar gebruik. Dit is hoe ik nu te werk zou gaan als ik zo’n verzopen en verdronken mailbox had. Here we go!

1. Meld je eerst af van alle troep met Unroll.me

Allereerst zou ik investeren in de toekomst en me voor alles afmelden dat geen waarde toevoegt aan mijn leven (lees 99% van alle nieuwsbrieven). Probeer je mailbox echt alleen te gaan gebruiken voor de essentie (dat wat écht belangrijk is in jouw leven). Heb je geen idee wat dat is? Kijk dan hier!

Meld je dus eerst af van alle troep: Unroll.me doet dit voor je. Met unroll.me kun je je heel snel afmelden voor al die nieuwsbrieven die jou iets proberen te verkopen wat je waarschijnlijk toch niet nodig hebt.

In Unroll.me kun je ook kiezen voor ‘Add to Rollup’. Unroll.me maakt dan één mail voor je met al deze nieuwsbrieven erin. Een soort krantenfunctie. De ‘Unsubscribe’ functie is natuurlijk de lekkerste functie.

LET OP: Je kunt Unroll.me alleen gebruiken voor webmail services zoals Gmail of Hotmail. Dit kan wat lastig zijn omdat je dan niet gelijk van al je spam afkomt. Ik raad je aan om Outlook gedag te zeggen (veel te gecompliceerd en onrustig programma) en al deze mailadressen toe te voegen in je Gmail. Je gaat dan vervolgens handmatig aan de slag met elke mail die binnenkomt. Hoe je deze adressen toevoegt laat ik je nu zien.

2. Manage alles op één plek

Nu het eerste werk gedaan is zou ik al mijn mail laten binnenkomen op één plek: Gmail. Ik vind Gmail verreweg de beste mailservice. Het heeft de beste preventie tegen spam en de zoekfunctie is geweldig en snel. Ik zou dus al mijn mailboxen toevoegen in Gmail. Zo doe je dat:

Klik in Gmail rechtsboven op ‘Settings’ en dan op ‘Accounts and Import’, hier zie je mijn toegevoegde mailadressen onder ‘Check mail from other accounts’. Beetje veel mailadressen voor een minimalist. #workingonit.

Je kunt met ‘Add a POP3 mail account you own’ al jouw mailadressen toevoegen. Dit maakt het helder en simpel want je hebt alles op één plek.

Het lekkere is nu ook dat je maar één mailadres hoeft toe te voegen voor mail-apps zoals CloudMagic (de beste naar mijn mening). Alles komt dan binnen in deze app en je hoeft dus niet meer verschillende boxen te gaan managen.

Klik nu op ‘Inbox’ en kies bij Inbox type voor ‘Priority Inbox’.

3. Opschonen

Nu komt het harde werk: het opschonen. Het idee van ‘inbox to zero’ is dat je alles archiveert wat geen actie meer nodig heeft.

Dus stel je krijgt een e-mail met een vraag dan beantwoord je gelijk die vraag en archiveer je vervolgens deze mail.

Verwijder dus niks meer maar archiveer alles. Het makkelijke is dat je nu al je mails altijd kunt raadplegen met de zoekbalk bovenaan.

Tijd voor het harde werk. Zorg dat je alles archiveert wat geen taak meer nodig heeft en werk (zoveel mogelijk) de mails af die wel een taak bevatten. Archiveer deze vervolgens ook. Nu wordt je mailbox steeds leger, hell yeah!

Er zitten natuurlijk ook mails tussen die een taak bevatten die je nu nog niet kunt doen, zoals een mail over aangifte bij de belasting bijvoorbeeld. Deze mails geef je een ‘ster’ en komen vervolgens bovenaan te staan.

Als je dit nu leest en denkt: ‘Oh mijn god dat wordt veel werk’, doe het dan toch. Je wordt zo blij van de mailbox die helemaal op nul staat. Ik beloof het.

4. De mailbox op nul houden

Als je alle mails hebt verwerkt dan is het de uitdaging om je mailbox zo schoon mogelijk, en het liefst op nul te houden. Zorg hiervoor dat je je handmatig blijft uitschrijven voor mails die je in de toekomst niet meer wenst te ontvangen en probeer zoveel mogelijk mails gelijk af te tikken door de taak af te werken of de mail te beantwoorden.

Het is ook belangrijk dat je niet in het constant beantwoorden van mails terecht komt. Dit lijkt namelijk heel productief maar kan de spuigaten uitlopen en ervoor zorgen dat je geen écht belangrijk werk meer gedaan krijgt. E-mail lijkt namelijk heel belangrijk maar er zijn veel betekenisvollere dingen die je kunt doen dan de hele dag mailtjes beantwoorden.

Tips voor minder inkomende mail

Deze tips komen uit het boek ‘Deep Work’ van Cal Newport. Een dikke vette must-read.

1. Laat mensen eerst werk verrichten voordat ze je kunnen mailen. Voorbeelden hiervan zijn een formulier op je website of een duidelijke tekst met richtlijnen. Deze tekst staat op de website van Cal Newport:

If you have an offer, opportunity, or introduction that might make my life more interesting, e-mail me at interesting [at] calnewport.com. For the reasons stated above, I’ll only respond to those proposals that are a good match for my schedule and interests.

2. Verricht zelf meer werk als je reageert op e-mails. Probeer in e-mails sneller tot een afspraak of een proces te komen in plaats van vaag te blijven. Dit zorgt ervoor dat je niet heen en weer blijft mailen. Cal Newport noemt dit de ‘proces georiënteerde antwoorden’.

Voorbeeld van een binnenkomende e-mail:

Het was leuk om je te ontmoeten afgelopen zaterdag. Ik zou graag verder willen praten over dit onderwerp. Zullen we binnenkort weer een keer koffie gaan drinken?

Een niet proces georiënteerd antwoord:

Ja is goed, wanneer kun je?

Een wel proces georiënteerd antwoord:

Ja is goed, laten we afspreken bij de Balie in Amsterdam. Hieronder staan twee dagen waarop ik kan met specifieke tijden. Als één van deze tijden voor jou schikt laat het me dan weten. Zo niet, dan stel ik voor dat je me belt op mijn nummer dan kunnen we een andere afspraak maken. Kijk ernaar uit!

Dit waren de tips. Ik hoop dat je er wat aan hebt en laat me in de reacties weten of je nog tegen dingen aanloopt tijdens de overgang naar ‘inbox to zero’.

Tot slot

Doe er alles aan om je mailbox niet te laten verdrinken. Houd het gefocust en zorg dat je er snel mee klaar bent, want:

Live the focused life, it’s the best kind there is.

Deze pagina bevat één of meerdere affiliate links, meer info hierover lees je hier.